Programmer l'envoi automatique par e-mail des tableaux de bord de KPI
Tous les utilisateurs peuvent programmer l’envoi automatique par e-mail de perceptions et/ou de tableaux de bord de KPI auxquels ils ont accès. GoodData envoie ensuite régulièrement les données en tant que pièce jointe :
- au format PDF pour les tableaux de bord de KPI,
- au format CSV ou XLSX pour les perceptions individuelles d’un tableau de bord.
Pour en savoir plus sur les formats de fichier, consultez la section Types de fichiers d’exportation dans Exporter des tableaux de bord de KPI.
Vous pouvez créer autant d’envois programmés que vous voulez.
Chaque envoi programmé peut contenir le tableau de bord de KPI au format PDF et les perceptions individuelles au format CSV ou XLSX.
Programmer l’envoi par e-mail de tableaux de bord de KPI et perceptions
Étapes :
Ouvrez le tableau de bord de KPI pour lequel vous souhaitez programmer un envoi d’e-mail.
Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur Programmer un envoi d’e-mail.
Cliquez sur Ajouter planification.
Dans la section À, saisissez les adresses e-mail des destinataires des envois. Votre adresse e-mail est toujours incluse. Vous pouvez ajouter des destinataires :
Depuis l’espace de travail - leurs adresses e-mail vous sont suggérées au fur et à mesure que vous écrivez. Si les utilisateurs ont défini des filtres, ceux-ci sont également appliqués au tableau de bord de KPI.
Autres destinataires - vos tableaux de bord de KPI peuvent contenir des données sensibles - assurez-vous que vos destinataires aient le droit de les voir.
Pour désactiver les destinataires en dehors de l’espace de travail, réglez leenableKPIDashboardScheduleRecipientsparamètre de plateforme surfaux. Pour en savoir plus, consultez Configurer différentes fonctionnalités à l’aide des paramètres de plateforme.
Personnalisez l'objet et le message. Par défaut, l’objet est composé du nom du tableau de bord de KPI et de la date d’envoi.
Dans la section Pièce jointe, choisissez si vous souhaitez envoyer le tableau de bord de KPI complet et/ou des perceptions individuelles. Par défaut, le tableau de bord de KPI complet est sélectionné.
Vous ne pouvez pas exporter des Indicateurs clés de performance (KPI) individuels.
Si vous ajoutez des perceptions, cliquez sur Options de format et sélectionnez le format à utiliser pour les perceptions. Pour en savoir plus sur les formats de fichier, consultez la section Types de fichiers d’exportation dans Exporter des tableaux de bord de KPI.
Configurez la date et l’heure du premier e-mail.
Définissez le schéma de répétition. GoodData peut envoyer les e-mails tous les jours, semaines, mois ou à intervalle personnalisé.
Cliquez sur Planifier.
Le tableau de bord de KPI est exporté avec les filtres configurés au moment de la création de l’envoi programmé.
Si les filtres actuellement configurés sont différents des filtres enregistrés sur le tableau de bord de KPI, un message est affiché dans la boite de dialogue Programmer l’exportation.
À partir de maintenant, tous les destinataires recevront des e-mails réguliers comprenant :
Un lien vers l’affichage du tableau de bord de KPI sur le portail GoodData. Les destinataires doivent se connecter pour consulter le tableau de bord de KPI.
Seuls les utilisateurs ayant accès au tableau de bord de KPI peuvent le consulter en ligne.
Si vous utilisez une marque blanche, le lien est envoyé uniquement si le paramètre
suppressProjectLinksest activé. Pour en savoir plus sur les marques blanches, consultez Définition d’une marque blanche pour votre domaine.Des fichiers en pièce jointe contenant le tableau de bord de KPI et/ou les perceptions. Les destinataires peuvent sauvegarder le fichier sur leur disque dur.
Un lien de de désabonnement. Les destinataires peuvent cliquer sur Se désabonner pour cesser de recevoir les e-mails programmés.
Si vous perdez l’accès au tableau de bord de KPI pour lequel vous programmez des e-mails, celui-ci n’est pas envoyé aux destinataires.
Programmer l’envoi par e-mail de perceptions individuelles
Vous pouvez également programmer l’envoi par e-mail de perceptions individuelles directement sur le tableau de bord de KPI.
- Passez le curseur de la souris sur une perception.
- Cliquez sur les trois points.
- Cliquez sur Programmer l’exportation.
Vous pouvez ensuite suivre les étapes ci-dessus se rapportant aux tableaux de bord, à partir de l’étape 5.
Gérer les e-mails programmés
Pour afficher tous les e-mails programmés pour n’importe quel tableau de bord de KPI, ouvrez le tableau de bord, cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Programmer l’envoi d’e-mails.
Sur l’onglet créés par moi, vous pouvez consulter vos propres envois programmés. Sur l’onglet tout, vous pouvez consulter les envois programmés de tous les utilisateurs.
Pour modifier un envoi programmé, cliquez sur son nom et modifiez-le.
Pour supprimer un envoi programmé, passez le curseur de la souris sur son nom et cliquez sur la corbeille à droite.
Les utilisateurs avec le rôle Lecteur ou Explorateur peuvent consulter uniquement les envois programmés qu’ils ont créés. Ils ne peuvent pas modifier des envois programmés existants. Ils peuvent uniquement les supprimer. Pour en savoir plus sur les rôles d’utilisateur, consultez Rôles utilisateur et Autorisations d’accès aux rôles utilisateur.
La modification des envois programmés existants n’affecte pas les filtres. Les exportations comportent toujours les filtres configurés au moment de la création d’un envoi programmé.